Olağan genel kurul adım adım

Ne zaman toplanılır?

KMK 29. maddeye göre kat malikleri kurulu yılda en az bir kez, yönetim planında gösterilen zamanda toplanır. Yönetim planında bir zaman yazmıyorsa toplantı her takvim yılının ilk ayı içinde, yani ocakta yapılır.

Toplu yapılarda (birden fazla binanın bir arada yönetildiği sitelerde) kurullar en geç iki yılda bir toplanır; yönetim planında zaman yoksa ikinci takvim yılının ilk ayında.

Olağan toplantının dışında, önemli bir sebep çıktığında yönetici, denetçi ya da kat maliklerinin üçte biri isterse kurul her zaman toplanabilir. Buna genellikle olağanüstü toplantı denir.

Çağrı nasıl yapılır?

Kanun olağanüstü toplantı için çağrının usulünü açıkça yazar: toplantı tarihinden en az on beş gün önce, bütün kat maliklerine imzalatılacak bir çağrı ya da taahhütlü mektupla, toplantı sebebi de bildirilerek. Olağan toplantıda da aynı özeni göstermek itirazların önünü keser; yönetim planınızda ayrıca bir usul varsa ona uyun.

İyi bir çağrı yazısında şunlar bulunur:

• Toplantının yeri, tarihi ve saati
• Gündem maddeleri
• Yeter sayı sağlanamazsa yapılacak ikinci toplantının yeri ve tarihi. Kanun bunun ilk çağrıda belirtilmesini ister.
• Vekâletle katılım için hatırlatma

Yeter sayı ve ikinci toplantı

KMK 30. maddeye göre kurul, kat maliklerinin hem sayı hem arsa payı bakımından yarısından fazlasıyla toplanır ve oy çokluğuyla karar verir.

Bu çoğunluk sağlanamazsa ikinci toplantı yapılır. İki toplantı arasında en az yedi gün bulunmalı (KMK 29. madde), ikinci toplantı da ilkinden sonra en geç on beş gün içinde yapılmalı (KMK 30. madde). İkinci toplantıda karar yeter sayısı katılanların salt çoğunluğudur.

Kanunun bazı işler için ayrıca koyduğu yeter sayılar saklıdır; örneğin yönetim planını değiştirmek için bütün kat maliklerinin beşte dördünün oyu gerekir (KMK 28. madde).

Oy ve vekâlet

• Her kat malikinin, arsa payı ne olursa olsun, bir oyu vardır (KMK 31. madde).
• Birden fazla bağımsız bölümü olan kat maliki her bölüm için ayrı oy kullanır; ama oyları bütün oyların üçte birini geçemez.
• Bir bağımsız bölümün birden fazla maliki varsa, aralarından vekâlet verdikleri biri onları temsil eder.
• Karar doğrudan kendisini ilgilendiren kat maliki görüşmede bulunabilir ama oy kullanamaz.
• Oy vekil eliyle kullanılabilir. Bir kişi oyların yüzde beşinden fazlası için vekil olamaz; kırk ve daha az bağımsız bölümlü yapılarda bir kişi en fazla iki kişiye vekâlet edebilir.

Olağan toplantının gündemi

Kanun olağan toplantıya bağlı birkaç işi yıla yayar. Gündemi hazırlarken bunları atlamayın:

1. Yöneticinin hesabı. Yönetici, yönetim planında başka zaman yazmıyorsa her yılın ilk ayında gelir ve giderlerin hesabını kurula verir (KMK 39. madde).
2. Denetim raporu. Denetçi ya da denetim kurulu seçilmişse raporunu kurula sunar (KMK 41. madde).
3. İşletme projesi. Yeni yılın işletme projesi genel kurulda onaylanır (KMK 37. madde). Ayrıntısı İşletme projesi rehberinde.
4. Yönetici ataması. Yönetici her yıl kanuni yıllık toplantıda yeniden atanır; eski yönetici yeniden atanabilir (KMK 34. madde).
5. Dilek ve öneriler.

Karar defteri

KMK 32. maddeye göre kararlar, sayfaları birden başlayarak sırayla numaralı ve her sayfası noterce onaylı bir deftere yazılır ve toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır. Karara karşı oy verenler, karşı oylarının sebebini yazarak imzalar.

Yönetici bu defteri her takvim yılının bitiminden itibaren bir ay içinde notere kapattırmak zorundadır (KMK 36. madde).

Karara itiraz süreleri

Kurul kararının iptali için anagayrimenkulün bulunduğu yerdeki sulh hukuk mahkemesine dava açılabilir (KMK 33. madde). Süreler:

Yok ya da kesin hükümsüz sayılan kararlarda süre şartı aranmaz.

BiYönet'te hazırlık

Toplantılar ekranında toplantıyı gündemiyle planlarsınız. Alınan kararları Kararlar ekranında numarası, tarihi, konusu ve özetiyle kayda geçirirsiniz. BiYönet noter onaylı karar defterinin yerini tutmaz; kararların aranabilir bir kopyasını tutar.